La Francoformation 2025, ci-après repris sous les termes « Francoformation », est organisée par l’ASBL JCI Pays de Herve, dont le siège social est situé Rue Mitoyenne 204/B 4710 Lontzen Belgium et dont le numéro d’entreprise est 415.122.089, ci-après repris sous les termes « équipe organisatrice ».

1. Formules

Les tarifs des différentes formules ainsi que les conditions et échéances applicables sont repris ci-après. Chaque condition et échéance sera strictement respectée et aucune exception ne pourra être invoquée.

Un tarif « late » sera appliqué à partir du 1er février 2025. Les formules « WE complet sans logement », « journée du samedi » et « gala » sont uniquement accessibles aux participants belges.

Le nombre de places à la Francoformation est limité. L’équipe organisatrice se réserve le droit de clôturer les inscriptions, indépendamment des échéances, en cas notamment d’atteinte de la capacité maximum de l’événement. Dans tous les cas, les inscriptions à l’événement se clôtureront au plus tard le 21 mars 2025.

La plateforme de réservation en ligne (Weezevent) applique des frais de service de 2,5% du montant de l’inscription. Ceux-ci sont à charge du participant.

Formules Montant de l’inscription
Regular1 Late2
WE complet avec logement 190€ 220€
WE complet sans logement (BE) 165€ 195€
Journée du samedi (BE) 60€ 80€
Gala (BE) 55€ 95€

1 tarif applicable jusqu’au 31/01/2025 ; 2 tarif applicable jusqu’au 21/03/2025

2. Visa

Les participants qui n’ont pas la nationalité d’un des États membres de l’Union européenne ou d’un des pays associés à l’Union européenne (p. ex la Suisse), devront probablement introduire une demande de visa d’entrée dans l’espace Schengen (Visa C : réservé aux séjours d’une durée maximale de 90 jours). Pour plus d’informations sur la procédure à suivre, nous invitons les participants concernés à consulter le site de l’office des étrangers de Belgique (Demande de visa d’entrée dans l’espace Schengen (visa C) | IBZ).

Si une demande de visa est nécessaire, celle-ci doit être introduite au moins 15 jours avant le début du voyage, et au plus tôt 6 mois avant. Il est important de ne pas tarder à entreprendre les démarches nécessaires et de présenter un dossier complet dès l’introduction de la demande de visa afin de permettre aux autorités belges de prendre une décision dans un délai le plus court possible. Les demandes de visa peuvent également être introduites en ligne en remplissant le formulaire édité par le Service Public Fédéral belge des Affaires étrangères, du Commerce extérieur et de la Coopération au développement (http://visaonweb.diplomatie.be/). Toutefois, si le participant se rend pour la première fois dans l’espace Schengen, il doit alors se présenter en personne pour déposer son dossier.

Les participants qui introduisent une demande de visa assument l’entière responsabilité du respect de la procédure et prennent l’intégralité des frais inhérents à la demande à leur charge. L’équipe organisatrice ne pourra pas être tenue pour responsable en cas de refus de délivrance de visa et ce, peu importe le motif invoqué.

3. Logement

Le Château de Wégimont dispose de chambres de différentes capacités (double, triple, quadruple, sextuple, octuple). Certaines chambres disposent d’une salle de bain individuelle (dans la chambre). Pour les autres, des salles de bain communes sont disponibles à chaque étage. Il n’est pas prévu de variation tarifaire selon la capacité et le type de chambres.

L’attribution des chambres sera effectuée en tenant compte autant que possible des préférences renseignées par les participants. L’équipe organisatrice ne peut toutefois pas garantir qu’elle pourra répondre favorablement à toutes les demandes de préférence.

Des options sans logement sont proposées, mais sont uniquement accessibles aux participants belges.

4. Régime alimentaire

Le choix par défaut du régime alimentaire est « omnivore, sans allergie ou sans intolérance ». Si les participants mentionnent leur régime alimentaire, l’équipe organisatrice fera tout son possible pour rencontrer cette demande. L’équipe organisatrice ne pourra pas être tenue pour responsable de problèmes qui pourraient survenir en cas d’absence de précision explicite du participant sur d’éventuelles allergies et intolérances ou de régime alimentaire spécifique.

5. Demande d’annulation ou de remboursement

Tout participant aura la possibilité de formuler une demande d’annulation et de remboursement de son inscription en adressant un courrier motivé à l’équipe organisatrice (inscription@jcipaysdeherve.be).

Dans tous les cas, les frais de service de la plateforme de réservation en ligne ne seront pas remboursés aux participants.

  • Pour toute annulation plus de 2 mois avant la Francoformation, un remboursement du montant de l’inscription sera effectué.
  • Pour toute annulation endéans les 2 mois et 15 jours avant le début de la Francoformation, une somme forfaitaire correspondant à 20% du montant de l’inscription restera acquise à l’équipe organisatrice.
  • Pour toute annulation endéans les 15 jours avant le début de la Francoformation, aucun remboursement ne sera possible (sous appréciation de l’équipe organisatrice).

L’équipe organisatrice sera la seule juge de l’appréciation des motifs exposés et fera part d’impartialité et de cohérence dans la gestion des différentes situations.

Dans le cas spécifique d’une non-obtention de visa, un remboursement du montant de l’inscription sera effectué, même si l’annulation intervient endéans les 2 mois et 15 jours avant le début la Francoformation. Cependant, si cette annulation intervient endéans les 15 jours avant le début de la Francoformation, le remboursement sera apprécié à hauteur des engagements financiers déjà pris par l’équipe organisatrice et non récupérables, et ce même si le refus de visa est indépendant de la volonté du participant.

6. Inscription non payée

Les frais à charge du participant pour son inscription sont directement payés via une plateforme de réservation en ligne (Weezevent).

Si d’autres formes de paiement devaient être proposées, toute inscription serait annulée si elle n’est pas payée dans les 30 jours après réception de la demande de paiement envoyée par l’équipe organisatrice. Le participant perd alors tous les avantages financiers auxquels il aurait eu droit s’il décide tout de même de participer à l’évènement. Dans ce cas, le participant devra procéder à une nouvelle inscription qui sera facturée aux tarifs en cours au moment de la nouvelle inscription.

Toute inscription non payée 15 jours avant le début de la Francoformation pourra être annulée par simple décision de l’équipe organisatrice.

7. Annulation générale

En cas d’annulation complète de l’événement par l’équipe organisatrice, le maximum sera mis en oeuvre pour rembourser les participants. Ce remboursement sera apprécié à hauteur des engagements financiers déjà pris par l’équipe organisatrice et non récupérables.

8. Responsabilité des participants

L’équipe organisatrice décline toute responsabilité en cas de perte, vol, dégâts causés à des biens personnels durant l’événement, aussi bien dans les chambres que lors de toutes activités organisées dans le cadre de la Francoformation.

En cas de dommages lié à une faute, une erreur, une omission ou une négligence avérée de la part d’un participant, l’équipe organisatrice pourra répercuter les éventuels frais qui lui seraient demandés auprès de la personne incriminée.

9. Droit à l’image

Les participants acceptent que des photos d’eux soient prises durant l’événement et que celles-ci puissent être utilisées par l’équipe organisatrice à des fins essentiellement promotionnelles via ses différents moyens de communication.

Les participants peuvent s’opposer à l’utilisation de leur image en adressant un courrier dans ce sens à l’équipe organisatrice (inscription@jcipaysdeherve.be) au plus tard 7 jours avant le début de la Francoformation.

10. Renseignement

Pour toute demande concernant le processus d’inscription, veuillez contacter : inscription@jcipaysdeherve.be